Rechtliches

Datenschutzerklärung

Inhalt

Verantwortlicher
Allgemeine Hinweise
Datenerhebung auf unserer Website
Datenverarbeitung in der Saleo OS Anwendung
Bankanbindung und Zahlungszuordnung
Eingesetzte Dienste und Dienstleister
Einsatz von KI (Saleo Brain)
Ihre Rechte
Änderungen dieser Erklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website und in der Saleo OS Anwendung ist:

Saleo Property Management GmbH

Holunderweg 12
65207 Wiesbaden
Deutschland
E-Mail: legal@saleo-pm.de
Allgemein: info@saleo-pm.de

Weitere Angaben zum Unternehmen finden Sie in unserem Impressum.

2. Allgemeine Hinweise

Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt für unsere Website saleo-pm.de sowie für die Saleo OS Anwendung (Web-, iOS- und Android-App).

Hosting in der EU

Alle Kernsysteme werden in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union betrieben (Deutschland und Irland). Wir achten beim Einsatz externer Dienstleister auf DSGVO-konforme Verarbeitung und schließen entsprechende Auftragsverarbeitungsverträge ab.

Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten auf Basis folgender Rechtsgrundlagen:

Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung (z.B. für Bankanbindung und KI-Funktionen)
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung (Nutzung der Anwendung)
Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Rechtliche Verpflichtung
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Berechtigtes Interesse (z.B. IT-Sicherheit)

3. Datenerhebung auf unserer Website

Server-Logdateien

Bei Aufruf dieser Website werden automatisch technische Daten erfasst, die Ihr Browser übermittelt:

Datum und Uhrzeit des Zugriffs
IP-Adresse (anonymisiert nach 7 Tagen)
Browser-Typ und -Version
Betriebssystem
Referrer-URL

Diese Daten werden zur Gewährleistung eines sicheren und stabilen Betriebs der Website verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Keine Einbindung fremder Inhalte

Unsere Website lädt keine Schriften, Skripte, Karten oder Videos von fremden Servern. Alle Bestandteile der Seite werden von unserem eigenen Hosting ausgeliefert. Es findet daher beim Aufruf der Seite keine Übermittlung Ihrer IP-Adresse an Dritte statt.

Angebotsanfrage über das Kontaktformular

Wenn Sie über das Formular auf unserer Website ein Angebot anfragen, verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Angaben:

Name
E-Mail-Adresse
Ort oder Postleitzahl
Anzahl der Einheiten und der vermieteten Einheiten
den Ihnen angezeigten Monatspreis
gegebenenfalls Ihre Nachricht

Zweck ist die Bearbeitung Ihrer Anfrage und die Erstellung eines Angebots. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung eines Vertragsverhältnisses). Der angezeigte Monatspreis wird mitgespeichert, damit später nachvollziehbar bleibt, welche Konditionen Ihnen zum Zeitpunkt der Anfrage angezeigt wurden.

Zur Erkennung missbräuchlicher Mehrfachversendungen speichern wir zusätzlich einen nicht rückrechenbaren Prüfwert (Hash) Ihrer IP-Adresse sowie die Kennung Ihres Browsers. Die IP-Adresse selbst wird nicht gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Der Versand der Benachrichtigung an uns erfolgt über unseren E-Mail-Dienstleister Resend (siehe Abschnitt 6). Ihre Angaben werden gelöscht, sobald die Anfrage abgeschlossen ist und kein Vertragsverhältnis zustande kommt, spätestens nach sechs Monaten, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.

Kontaktaufnahme per E-Mail

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, werden die übermittelten Daten (Name, E-Mail-Adresse, Inhalt der Nachricht) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO. Die Daten werden nach Bearbeitung Ihrer Anfrage gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen bestehen.

Cookies

Unsere Website setzt ausschließlich technisch notwendige Cookies ein. Diese sind erforderlich, um grundlegende Funktionen der Website zu gewährleisten. Eine Einwilligung ist hierfür nicht erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Sie können Cookies in Ihrem Browser jederzeit deaktivieren.

4. Datenverarbeitung in der Saleo OS Anwendung

Die Saleo OS Anwendung ist eine Software zur Verwaltung von Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG). Wir verarbeiten hierbei folgende Kategorien personenbezogener Daten:

Zugangs- und Nutzungsdaten

E-Mail-Adresse
Passwort (ausschließlich als gesalzener Hash gespeichert)
Rolle (Verwalter, Eigentümer, Mieter)
Login-Zeitpunkte, verwendete Geräte und die IP-Adresse des Zugriffs (Sicherheitsprotokoll)
bei Nutzung der App: Gerätekennung für Push-Benachrichtigungen

Objekt- und Einheitendaten

Adresse der Liegenschaft
Einheiten-Nummern, Größen, Aufteilungsquoten
Zuordnung von Eigentümern und Mietern zu Einheiten

Finanz- und Abrechnungsdaten

Hausgeldabrechnungen, Wirtschaftspläne, Jahresabrechnungen
Zahlungsverpflichtungen und -eingänge, Mahnungen
Bankverbindungen und Kontoumsätze der Gemeinschaft (siehe Abschnitt 5)

Verbrauchsdaten

Zählerstände und Ablesezeitpunkte für Heizung, Warmwasser und Wasser, soweit sie für die Abrechnung nach der Heizkostenverordnung erforderlich sind

Dokumente und Kommunikation

Protokolle, Beschlüsse, Verträge
Nachrichten zwischen Nutzern innerhalb der Plattform
Meldungen zu Mängeln und Schäden, einschließlich hochgeladener Fotos. Fotos können Aufnahmeort und Aufnahmezeit als technische Zusatzinformationen enthalten; diese Standortdaten werden beim Hochladen entfernt
Anfragen an Handwerksbetriebe und Versicherer

Weitergabe an Handwerksbetriebe und Versicherer

Zur Abwicklung eines Schadensfalls kann die Verwaltung einen Handwerksbetrieb oder einen Versicherer beauftragen. Diese erhalten über einen zeitlich befristeten Zugangslink Einsicht ausschließlich in die Angaben des betreffenden Schadensfalls und können Unterlagen dazu hochladen. Ein Nutzerkonto und ein Zugang zu weiteren Daten der Gemeinschaft entstehen dadurch nicht. Der Link verfällt nach Ablauf der Frist. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.

Zweck der Verarbeitung: Erbringung unserer Dienstleistung zur WEG-Verwaltung, Erfüllung der vertraglichen Pflichten der Hausverwaltung gegenüber den Eigentümern sowie gesetzlicher Pflichten nach dem Wohnungseigentumsgesetz, der Heizkostenverordnung und der Betriebskostenverordnung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO.

Speicherdauer: Nutzerdaten werden während der aktiven Nutzung gespeichert. Im Einzelnen gelten folgende Fristen:

Nutzerkonto und Zugangsdaten: drei Monate nach Kündigung des Kontos
Anmeldeprotokolle: 30 Tage
Schadensmeldungen einschließlich Fotos: sechs Jahre nach Abschluss des Schadensfalls (Verjährungsfristen des BGB)
Beschlüsse und Versammlungsunterlagen: zehn Jahre
Abrechnungs- und Buchhaltungsunterlagen: zehn Jahre (§ 257 HGB, § 147 AO)
Nachrichten innerhalb der Plattform: drei Jahre nach der letzten Aktivität, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht
Zustellprotokolle des E-Mail-Versands: 90 Tage

Sichtbarkeit innerhalb der Gemeinschaft

Die Anwendung zeigt personenbezogene Daten nur den Personen, die sie zur Wahrnehmung ihrer Rechte und Pflichten benötigen. Eigentümer sehen die Namen der übrigen Eigentümer derselben Gemeinschaft (§ 18 WEG). Mieter sehen den Namen ihres Vermieters und die Verwaltung; Namen anderer Eigentümer bleiben ihnen verborgen. Wer einen Beitrag am Schwarzen Brett veröffentlicht, erscheint für die Gemeinschaft namentlich. Bei Abstimmungen ist das Ergebnis für die stimmberechtigten Eigentümer nachvollziehbar, soweit das Wohnungseigentumsgesetz die Dokumentation des Beschlusses verlangt; das Abstimmungsverhalten wird nur in dem dafür erforderlichen Umfang offengelegt.

5. Bankanbindung und Zahlungszuordnung

Zur Zuordnung von Hausgeldzahlungen kann die Gemeinschaft ihr Bankkonto mit Saleo OS verbinden. Der Abruf der Kontoumsätze erfolgt über einen zugelassenen Kontoinformationsdienst.

Anbieter: finAPI GmbH, München (Deutschland)
Zweck: Abruf von Kontoumsätzen und Kontostand des Gemeinschaftskontos zur Zuordnung von Zahlungen und zur Erstellung der Abrechnung
Aufsicht: Zugelassener Kontoinformationsdienst nach dem Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)

Die Verbindung wird ausschließlich durch die vertretungsberechtigte Person der Gemeinschaft und nur nach ausdrücklicher Einwilligung hergestellt. Sie können die Einwilligung jederzeit widerrufen; die Verbindung wird dann getrennt und es werden keine weiteren Umsätze abgerufen. Bereits abgerufene und der Abrechnung zugeordnete Daten bleiben aus Gründen der gesetzlichen Nachweis- und Aufbewahrungspflichten erhalten.

Alternativ kann die Gemeinschaft Kontoumsätze als Datei (camt.053 oder CSV) selbst einlesen. In diesem Fall findet keine Übermittlung an finAPI statt.

6. Eingesetzte Dienste und Dienstleister

Für den Betrieb unserer Plattform setzen wir folgende externe Dienstleister ein. Mit allen Dienstleistern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO.

Supabase (Datenbank und Authentifizierung)

Anbieter: Supabase, Inc.
Region: eu-central-1 (Frankfurt, Deutschland)
Zweck: Datenbankhaltung, Nutzerauthentifizierung, Dateispeicherung
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

Vercel (Hosting)

Anbieter: Vercel Inc.
Region: Frankfurt (EU)
Zweck: Hosting der Website und der Webanwendung
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO

Resend (E-Mail-Versand)

Anbieter: Resend (Drittland USA, SCC abgeschlossen)
Region: eu-west-1 (Dublin, Irland)
Zweck: Versand von Transaktions-E-Mails und Benachrichtigungen über Angebotsanfragen
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

finAPI (Kontoinformationsdienst)

Anbieter: finAPI GmbH, München (Deutschland)
Region: Deutschland
Zweck: Abruf von Kontoumsätzen des Gemeinschaftskontos (siehe Abschnitt 5)
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO

Apple und Google (Push-Benachrichtigungen)

Anbieter: Apple Inc. und Google Ireland Limited
Zweck: Zustellung von Push-Benachrichtigungen an Ihr Gerät. Übertragen wird eine Gerätekennung und der Text der Benachrichtigung.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; die Zustellung setzt Ihre Freigabe im Betriebssystem voraus

Upstash (Caching)

Anbieter: Upstash Inc.
Region: eu-central-1 (Frankfurt, Deutschland)
Zweck: Temporäre Zwischenspeicherung zur Performance-Optimierung
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Sentry (Fehlerprotokollierung)

Anbieter: Functional Software, Inc.
Region: de.sentry.io (EU)
Zweck: Erfassung technischer Fehler zur Systemstabilität
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

7. Einsatz von KI (Saleo Brain)

Die Saleo OS Anwendung verfügt über eine optionale KI-Funktion namens Saleo Brain, die auf Wunsch bei der Analyse von Dokumenten, Beschlussvorlagen und Kommunikation unterstützt.

Anbieter: Anthropic PBC (USA)
Modell: Claude (mit Zero Data Retention)
Datenübertragung: Nur nach ausdrücklicher Einwilligung
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)

Kennzeichnung: Inhalte, die mit Saleo Brain erzeugt oder überarbeitet wurden, werden in der Anwendung als solche gekennzeichnet. Sie interagieren dort erkennbar mit einem KI-System und nicht mit einem Menschen.

Keine automatisierte Entscheidung: Saleo Brain trifft keine Entscheidungen. Vorschläge und Entwürfe werden stets von einem Menschen geprüft und freigegeben. Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Zero Data Retention (ZDR): Anthropic speichert die an die KI übermittelten Daten nicht, verwendet sie nicht zu Trainingszwecken und löscht sie unmittelbar nach der Antwortgenerierung.

Speicherung auf Ihrem Gerät: Der Verlauf Ihrer Unterhaltung mit Saleo Brain wird ausschließlich lokal in Ihrem Browser beziehungsweise in der App gespeichert und nicht auf unseren Servern. Der Zugriff auf diesen Speicher erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung (§ 25 Abs. 1 TDDDG). Sie können den Verlauf löschen, indem Sie die Funktion in den Einstellungen deaktivieren.

Widerrufsrecht: Sie können Ihre Einwilligung jederzeit in den Kontoeinstellungen unter „Datenschutz" widerrufen. Der Widerruf wirkt sich nur auf zukünftige Nutzungen aus.

8. Ihre Rechte

Als betroffene Person haben Sie folgende Rechte uns gegenüber:

Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO) – welche Daten wir über Sie verarbeiten
Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO) – Korrektur unrichtiger Daten
Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO) – „Recht auf Vergessenwerden"
Recht auf Einschränkung (Art. 18 DSGVO) der Verarbeitung
Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) – maschinenlesbarer Export
Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO) gegen bestimmte Verarbeitungen
Widerrufsrecht bei Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an legal@saleo-pm.de. In der Saleo OS Anwendung finden Sie unter „Einstellungen → Datenschutz" zusätzliche Self-Service-Funktionen zum Datenexport und zur Kontolöschung.

Zuständige Aufsichtsbehörde

Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit

Gustav-Stresemann-Ring 1
65189 Wiesbaden
datenschutz.hessen.de

9. Änderungen dieser Erklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen abzubilden. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklärung.

Diese Datenschutzerklärung berücksichtigt die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie des Gesetzes über den Datenschutz und den Schutz der Privatsphäre in der Telekommunikation und bei digitalen Diensten (TDDDG).

Stand: 11.08.2026 · Version 1.1