Rechtliches

Datenschutzerklärung

Inhalt

Verantwortlicher
Allgemeine Hinweise
Datenerhebung auf unserer Website
Datenverarbeitung in der Saleo OS Anwendung
Bankanbindung und Zahlungszuordnung
Eingesetzte Dienste und Dienstleister
Saleo Brain
Ihre Rechte
Änderungen dieser Erklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website und in der Saleo OS Anwendung ist:

Saleo Property Management GmbH

Hohenstaufenstraße 3
65189 Wiesbaden
Deutschland
E-Mail: legal@saleo-pm.de
Allgemein: info@saleo-pm.de

Weitere Angaben zum Unternehmen finden Sie in unserem Impressum.

2. Allgemeine Hinweise

Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt für unsere Website saleo-pm.de sowie für die Saleo OS Anwendung (Web-, iOS- und Android-App).

Hosting in der EU

Alle Kernsysteme werden in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union betrieben (Deutschland und Irland). Wir achten beim Einsatz externer Dienstleister auf DSGVO-konforme Verarbeitung und schließen entsprechende Auftragsverarbeitungsverträge ab.

Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten auf Basis folgender Rechtsgrundlagen:

Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung (z. B. für die Bankanbindung)
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung (Nutzung der Anwendung)
Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Rechtliche Verpflichtung
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Berechtigtes Interesse (z.B. IT-Sicherheit)

3. Datenerhebung auf unserer Website

Server-Logdateien

Bei Aufruf dieser Website werden automatisch technische Daten erfasst, die Ihr Browser übermittelt:

Datum und Uhrzeit des Zugriffs
IP-Adresse
Browser-Typ und -Version
Betriebssystem
Referrer-URL

Diese Daten werden zur Gewährleistung eines sicheren und stabilen Betriebs der Website verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Zugriffsprotokolle werden von unserem Hosting-Dienstleister eine Stunde vorgehalten und danach gelöscht. Die Protokolle des Datenbank- und Authentifizierungsdienstes stehen sieben Tage zur Verfügung und werden danach gelöscht.

Keine Einbindung fremder Inhalte

Unsere Website lädt keine Schriften, Skripte, Karten oder Videos von fremden Servern. Alle Bestandteile der Seite werden von unserem eigenen Hosting ausgeliefert. Es findet daher beim Aufruf der Seite keine Übermittlung Ihrer IP-Adresse an Dritte statt.

Angebotsanfrage über das Kontaktformular

Wenn Sie über das Formular auf unserer Website ein Angebot anfragen, verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Angaben:

Name
E-Mail-Adresse
Ort oder Postleitzahl
Anzahl der Einheiten und der vermieteten Einheiten
den Ihnen angezeigten Monatspreis
gegebenenfalls Ihre Nachricht

Zweck ist die Bearbeitung Ihrer Anfrage und die Erstellung eines Angebots. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung eines Vertragsverhältnisses). Der angezeigte Monatspreis wird mitgespeichert, damit später nachvollziehbar bleibt, welche Konditionen Ihnen zum Zeitpunkt der Anfrage angezeigt wurden.

Zur Erkennung missbräuchlicher Mehrfachversendungen speichern wir zusätzlich einen nicht rückrechenbaren Prüfwert (Hash) Ihrer IP-Adresse sowie die Kennung Ihres Browsers. Die IP-Adresse selbst wird nicht gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Der Prüfwert wird nach dreißig Tagen gelöscht.

Der Versand der Benachrichtigung an uns erfolgt über unseren E-Mail-Dienstleister Resend (siehe Abschnitt 6). Ihre Angaben werden gelöscht, sobald die Anfrage abgeschlossen ist und kein Vertragsverhältnis zustande kommt, spätestens nach sechs Monaten, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.

Anfragen über Vermittlungsplattformen

Wenn Sie über eine Vermittlungsplattform wie Bark.com eine Hausverwaltung suchen, übermittelt uns die Plattform Ihren Vornamen, Ihre Kontaktdaten und Ihre Angaben zum Vorhaben, zum Beispiel Ort, Art und Größe der Immobilie und den gewünschten Zeitraum. Wir nutzen diese Daten, um Sie zu Ihrer Anfrage zu kontaktieren und Ihnen gegebenenfalls ein Angebot zu machen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, also Maßnahmen auf Ihre Anfrage vor einem möglichen Vertrag.

Für die Nachverfolgung speichern wir bei uns nur Ihren Vornamen mit dem Anfangsbuchstaben Ihres Nachnamens, Ort und Postleitzahl, Ihre Angaben zum Vorhaben und den Stand unseres Kontakts, nicht Ihre Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Kommt kein Vertrag zustande, löschen wir diese Angaben spätestens zwölf Monate nach dem letzten Kontakt. Für die Verarbeitung auf der Plattform selbst ist deren Betreiber verantwortlich, es gilt dessen Datenschutzerklärung.

Kontaktaufnahme per E-Mail

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, werden die übermittelten Daten (Name, E-Mail-Adresse, Inhalt der Nachricht) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO. Die Daten werden nach Bearbeitung Ihrer Anfrage gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen bestehen.

Cookies

Unsere Website setzt ausschließlich technisch notwendige Cookies ein. Diese sind erforderlich, um grundlegende Funktionen der Website zu gewährleisten. Eine Einwilligung ist hierfür nicht erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Sie können Cookies in Ihrem Browser jederzeit deaktivieren.

4. Datenverarbeitung in der Saleo OS Anwendung

Die Saleo OS Anwendung ist eine Software zur Verwaltung von Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG). Wir verarbeiten hierbei folgende Kategorien personenbezogener Daten:

Stamm-, Zugangs- und Nutzungsdaten

E-Mail-Adresse
Passwort (ausschließlich als gesalzener Hash gespeichert)
Rolle (Verwaltung, Eigentümer, Beirat, Mieter)
Telefonnummer. Pflichtangabe bei der Annahme einer Einladung. Zweck ist die Erreichbarkeit in Angelegenheiten der Gemeinschaft, etwa bei Schadensmeldungen, Terminen und Rückfragen zur Abrechnung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.
Notfallkontakt. Freiwillige Angabe. Name und Telefonnummer einer Person, die in dringenden Fällen erreicht werden kann, etwa bei einem Wasserschaden in der Einheit während einer Abwesenheit. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wer einen Notfallkontakt hinterlegt, sollte die betreffende Person darüber unterrichten. Wir verwenden die Angabe ausschließlich in solchen Fällen und zu keinem anderen Zweck.
Postanschrift. Freiwillige Angabe. Zweck ist die Zustellung von Schreiben per Post, wenn keine E-Mail-Adresse hinterlegt ist oder Unterlagen auf Papier verlangt werden, etwa Einladungen, Zahlungserinnerungen und Mahnungen. Die Anschrift tragen Sie selbst ein oder die Verwaltung aus den Unterlagen der Gemeinschaft. Sehen können sie nur Sie und die Verwaltung Ihrer Gemeinschaft, nicht die übrigen Mitglieder. Sie ist im Datenexport enthalten und wird mit dem Konto gelöscht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.
Login-Zeitpunkte, verwendete Geräte und die IP-Adresse des Zugriffs (Sicherheitsprotokoll)
Zweiter Faktor. Konten der Verwaltung melden sich zusätzlich mit einem Einmalcode aus einer Authenticator-App an. Dafür speichert unser Datenbankdienstleister den geheimen Schlüssel des Faktors und den Zeitpunkt der letzten Bestätigung. Wird ein zweiter Faktor zurückgesetzt, halten wir Zeitpunkt, auslösendes und betroffenes Konto in einem unveränderlichen Protokoll fest. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit Art. 32 DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
bei Nutzung der iPhone-App: eine Gerätekennung, die Apple für Push-Benachrichtigungen vergibt. Benachrichtigungen per Push versenden wir derzeit nicht. Die Kennung wird beim Abmelden deaktiviert und mit dem Konto gelöscht.

Objekt- und Einheitendaten

Adresse der Liegenschaft
Einheiten-Nummern, Größen, Aufteilungsquoten
Zuordnung von Eigentümern und Mietern zu Einheiten

Erfassung von Eigentümerinnen und Eigentümern ohne eigenes Nutzerkonto

Die Verwaltung einer Wohnungseigentümergemeinschaft setzt voraus, dass alle Eigentümerinnen und Eigentümer erfasst sind, auch diejenigen, die die Anwendung selbst nicht nutzen. Für diese Personen legt die Verwaltung ein Karteikonto an. Die Daten stammen in diesem Fall nicht von der betroffenen Person selbst, sondern aus den Unterlagen der Gemeinschaft, insbesondere aus der Eigentümerliste und dem Grundbuch.

Verarbeitet werden Name, Anschrift, die zugeordnete Einheit, der Miteigentumsanteil sowie die zur Abrechnung erforderlichen Angaben.

Zweck ist die Erstellung der Jahresabrechnung und des Wirtschaftsplans, die Ermittlung der Stimmrechte, die Führung der Beschluss-Sammlung sowie die übrigen der Verwaltung nach dem Wohnungseigentumsgesetz obliegenden Aufgaben. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; das berechtigte Interesse liegt in der ordnungsgemäßen Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums.

Herkunft der Daten: Die Angaben werden nicht bei Ihnen erhoben, sondern von der Verwaltung Ihrer Gemeinschaft bereitgestellt. Über diese Verarbeitung informieren wir Sie hiermit nach Art. 14 DSGVO.

Einsicht haben die Verwaltung Ihrer Gemeinschaft, die übrigen Eigentümerinnen und Eigentümer im gesetzlich vorgesehenen Umfang sowie unser Datenbankdienstleister.

Speicherdauer: bis zum Ablauf der handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen von bis zu zehn Jahren nach § 257 HGB und § 147 AO.

Finanz- und Abrechnungsdaten

Hausgeldabrechnungen, Wirtschaftspläne, Jahresabrechnungen
Zahlungsverpflichtungen und -eingänge, Zahlungserinnerungen und Mahnungen mit Verzugszinsen. Die Schreiben gehen per E-Mail, an Eigentümer ohne E-Mail-Adresse per Post an die Postanschrift.
Bankverbindungen und Kontoumsätze der Gemeinschaft (siehe Abschnitt 5)

Verbrauchsdaten

Zählerstände und Ablesezeitpunkte für Heizung, Warmwasser und Wasser, soweit sie für die Abrechnung nach der Heizkostenverordnung erforderlich sind

Dokumente und Kommunikation

Protokolle, Beschlüsse, Verträge
Stimmen bei Umlaufbeschlüssen, die die Verwaltung in Textform entgegennimmt, mit dem Beleg, etwa einer E-Mail oder einem Schreiben. Den Beleg sehen nur die Verwaltung und wer ihn hochgeladen hat.
Nachrichten zwischen Nutzern innerhalb der Plattform
Meldungen zu Mängeln und Schäden, einschließlich hochgeladener Fotos. Fotos können Aufnahmeort und Aufnahmezeit als technische Zusatzinformationen enthalten; diese Standortdaten werden beim Hochladen entfernt
Anfragen an Handwerksbetriebe und Versicherer

Weitergabe an Handwerksbetriebe und Versicherer

Zur Abwicklung eines Schadensfalls kann die Verwaltung einen Handwerksbetrieb oder einen Versicherer beauftragen. Ein Handwerksbetrieb erhält dazu eine E-Mail mit den Angaben zum Auftrag: Anschrift der Liegenschaft, Lage im Gebäude, Beschreibung und Fotos des Schadens. Über einen persönlichen, befristeten Link nimmt er den Auftrag an oder lehnt ihn ab. Wir speichern die Antwort mit Zeitpunkt und gegebenenfalls dem Grund der Ablehnung. Das Öffnen des Links allein löst nichts aus. Handwerksbetriebe und Versicherer können über einen zeitlich befristeten Link Unterlagen zum Schadensfall hochladen. Ein Nutzerkonto und ein Zugang zu weiteren Daten der Gemeinschaft entstehen dadurch nicht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.

Daten von Handwerksbetrieben

Von Handwerksbetrieben, mit denen die Verwaltung arbeitet, speichern wir den Namen des Betriebs oder der Ansprechperson, das Gewerk, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Ort und zur Bezahlung von Rechnungen die Bankverbindung und die Kreditorennummer. Zweck ist die Beauftragung und Bezahlung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO. Rechnungsbezogene Angaben bewahren wir zehn Jahre auf (§ 257 HGB, § 147 AO). Die übrigen Angaben löschen wir auf Wunsch des Betriebs oder wenn die Zusammenarbeit endet.

Zweck der Verarbeitung: Erbringung unserer Dienstleistung zur WEG-Verwaltung, Erfüllung der vertraglichen Pflichten der Hausverwaltung gegenüber den Eigentümern sowie gesetzlicher Pflichten nach dem Wohnungseigentumsgesetz, der Heizkostenverordnung und der Betriebskostenverordnung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO.

Speicherdauer: Nutzerdaten werden während der aktiven Nutzung gespeichert. Im Einzelnen gelten folgende Fristen:

Nutzerkonto und Zugangsdaten: drei Monate nach Kündigung des Kontos
Postanschrift: bis Sie oder die Verwaltung sie entfernen, spätestens mit der Löschung des Kontos
Anmeldeprotokolle: 30 Tage
Schadensmeldungen einschließlich Fotos: sechs Jahre nach Abschluss des Schadensfalls (Verjährungsfristen des BGB)
Versammlungsprotokolle und Beschlüsse: für die Dauer des Bestehens der Wohnungseigentümergemeinschaft; bei einem Wechsel des Verwalters werden sie an den neuen Verwalter herausgegeben. Die Beschluss-Sammlung ist dauerhaft zu führen (§ 24 Abs. 7 WEG). Unterlagen der Jahresabrechnung: zehn Jahre (§ 147 AO)
Abrechnungs- und Buchhaltungsunterlagen: zehn Jahre (§ 257 HGB, § 147 AO)
Nachrichten innerhalb der Plattform: drei Jahre nach der letzten Aktivität, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht
Zustellprotokolle des E-Mail-Versands: 90 Tage

Sichtbarkeit innerhalb der Gemeinschaft

Die Anwendung zeigt personenbezogene Daten nur den Personen, die sie zur Wahrnehmung ihrer Rechte und Pflichten benötigen. Eigentümer sehen die Namen der übrigen Eigentümer derselben Gemeinschaft (§ 18 WEG). Mieter sehen den Namen ihres Vermieters und die Verwaltung; Namen anderer Eigentümer bleiben ihnen verborgen. Wer einen Beitrag am Schwarzen Brett veröffentlicht, erscheint für die Gemeinschaft namentlich. Bei Abstimmungen ist das Ergebnis für die stimmberechtigten Eigentümer nachvollziehbar, soweit das Wohnungseigentumsgesetz die Dokumentation des Beschlusses verlangt; das Abstimmungsverhalten wird nur in dem dafür erforderlichen Umfang offengelegt.

5. Bankanbindung und Zahlungszuordnung

Zur Zuordnung von Hausgeldzahlungen kann die Gemeinschaft ihr Bankkonto mit Saleo OS verbinden. Der Abruf der Kontoumsätze erfolgt über einen zugelassenen Kontoinformationsdienst.

Anbieter: finAPI GmbH, München (Deutschland)
Zweck: Abruf von Kontoumsätzen und Kontostand des Gemeinschaftskontos zur Zuordnung von Zahlungen und zur Erstellung der Abrechnung
Aufsicht: Zugelassener Kontoinformationsdienst nach dem Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)

Die Verbindung wird ausschließlich durch die vertretungsberechtigte Person der Gemeinschaft und nur nach ausdrücklicher Einwilligung hergestellt. Sie können die Einwilligung jederzeit widerrufen; die Verbindung wird dann getrennt und es werden keine weiteren Umsätze abgerufen. Bereits abgerufene und der Abrechnung zugeordnete Daten bleiben aus Gründen der gesetzlichen Nachweis- und Aufbewahrungspflichten erhalten.

Alternativ kann die Gemeinschaft Kontoumsätze als Datei (camt.053 oder CSV) selbst einlesen. In diesem Fall findet keine Übermittlung an finAPI statt.

6. Eingesetzte Dienste und Dienstleister

Für den Betrieb unserer Plattform setzen wir folgende externe Dienstleister ein. Mit den eingesetzten Dienstleistern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO oder werden vor Aufnahme der jeweiligen Verarbeitung geschlossen.

Supabase (Datenbank und Authentifizierung)

Anbieter: Supabase, Inc.
Region: eu-central-1 (Frankfurt, Deutschland)
Zweck: Datenbankhaltung, Nutzerauthentifizierung, Dateispeicherung
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

Vercel (Hosting)

Anbieter: Vercel Inc.
Region: Auslieferung über das weltweite Edge-Netz des Anbieters; Besucher aus Deutschland werden von einem Knoten in Deutschland bedient. Projektregion für serverseitige Ausführung: Frankfurt (fra1).
Zweck: Hosting der Website und der Webanwendung
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO

Resend (E-Mail-Versand)

Anbieter: Resend (Drittland USA, SCC abgeschlossen)
Region: eu-west-1 (Dublin, Irland)
Zweck: Versand von Transaktions-E-Mails und Benachrichtigungen über Angebotsanfragen
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

Host Europe (E-Mail-Postfach)

Anbieter: Host Europe GmbH, Köln (Deutschland). Das Mailprodukt wird unter der Bezeichnung Professional Email von Titan bereitgestellt.
Region: Europäische Union
Zweck: Betrieb der geschäftlichen E-Mail-Postfächer, über die die Kommunikation mit Interessenten und Kunden läuft
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO

finAPI (Kontoinformationsdienst)

Anbieter: finAPI GmbH, München (Deutschland)
Region: Deutschland
Zweck: Abruf von Kontoumsätzen des Gemeinschaftskontos (siehe Abschnitt 5)
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO

Apple (Push-Benachrichtigungen)

Anbieter: Apple Inc.
Zweck: Vergabe einer Gerätekennung für Push-Benachrichtigungen in der iPhone-App. Ein Versand von Benachrichtigungen findet derzeit nicht statt.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; die Kennung setzt Ihre Freigabe im Betriebssystem voraus

7. Saleo Brain

Auf unserer Website bieten wir mit Saleo Brain eine Hilfe zu häufigen Fragen an. Saleo Brain ist eine Sammlung vorgefertigter Antworten und nutzt keine künstliche Intelligenz. Ihre Eingabe wird ausschließlich in Ihrem Browser mit dieser Sammlung abgeglichen und weder an uns noch an Dritte übertragen oder gespeichert. Beim Öffnen lädt Ihr Browser die Antwortsammlung von unserem eigenen Server. Dabei fallen die üblichen Zugriffsdaten an, die in dieser Erklärung unter „Server-Logdateien" beschrieben sind.

8. Ihre Rechte

Als betroffene Person haben Sie folgende Rechte uns gegenüber:

Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO) – welche Daten wir über Sie verarbeiten
Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO) – Korrektur unrichtiger Daten
Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO) – „Recht auf Vergessenwerden"
Recht auf Einschränkung (Art. 18 DSGVO) der Verarbeitung
Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) – maschinenlesbarer Export
Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO) gegen bestimmte Verarbeitungen
Widerrufsrecht bei Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an legal@saleo-pm.de. In der Saleo OS Anwendung finden Sie unter „Einstellungen → Datenschutz" zusätzliche Self-Service-Funktionen zum Datenexport und zur Kontolöschung.

Zuständige Aufsichtsbehörde

Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit

Gustav-Stresemann-Ring 1
65189 Wiesbaden
datenschutz.hessen.de

9. Änderungen dieser Erklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen abzubilden. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklärung.

Diese Datenschutzerklärung berücksichtigt die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie des Gesetzes über den Datenschutz und den Schutz der Privatsphäre in der Telekommunikation und bei digitalen Diensten (TDDDG).

Stand: 05.10.2026 · Version 1.7